Le cycle d'une candidature
Chaque candidat a sa fiche et suit un cycle lisible : reçu, enquêtes en cours, sous le bandeau, vote, puis admis, refusé ou retiré. Le collège suit chaque dossier ; les rapports d'enquête, eux, restent cloisonnés.
Des enquêtes cloisonnées
Le Vénérable Maître désigne les frères enquêteurs, habituellement trois. Chacun reçoit une lettre de mission et un guide, et retrouve sur son accueil « Mes enquêtes à rendre ». Le courriel qui l'avertit ne mentionne pas le nom du profane.
Le rapport s'écrit librement ou en rubriques, se conclut par un avis — favorable, réservé ou défavorable — et se fige à la remise. Le cloisonnement est appliqué par le serveur : chaque enquêteur ne voit que son propre rapport ; seuls le Vénérable Maître et les administrateurs les voient tous, les autres officiers ne suivent que l'avancement des enquêtes.
Consentement et vérification
Le consentement du candidat au traitement de ses données est recueilli et tracé dans son dossier. Avec ce consentement, et seulement avec lui, une vérification peut être faite sur les listes officielles de sanctions et de personnes politiquement exposées, par un service spécialisé ; les résultats sont présentés tels quels au collège.
Sodalis ne calcule aucun score, ne fouille ni les réseaux sociaux ni la vie numérique du candidat, et ne consulte aucun casier : la décision appartient aux frères.
Le dossier scellé
À la décision finale — admission, refus ou retrait —, chaque enquête est scellée, sans retour possible : l'enquêteur en est détaché et aucune nouvelle enquête ne peut être confiée. Si le formulaire B11 a été signé, les rapports sont conservés sans le nom de leur auteur ; sinon, ils sont effacés et seuls restent l'avis et les dates.
Le modèle d'enquête de la loge — lettre de mission, guide, trame du rapport — reste modifiable pour les candidatures suivantes.