Convoquer
L'ordre du jour part d'un modèle de la loge adapté au degré, et l'aperçu montre la convocation telle qu'elle sera reçue. Elle part par e-mail aux frères choisis, chacun dans sa langue, et la date du dernier envoi est rappelée.
Les intentions de présence arrivent ensuite d'elles-mêmes, nom par nom, dans la fiche de la tenue.
Tenir les présences
La feuille d'appel se pré-remplit d'un clic à partir des intentions annoncées. En mode tablette, les frères émargent à l'entrée du temple d'une signature tracée du doigt, visiteurs compris ; les frères visiteurs indiquent leur loge d'origine, et la planche tracée les reprend regroupés par loge.
Un frère ne peut être pointé qu'entre son admission et son départ : l'assiduité de chacun reste exacte, et chaque frère peut télécharger son propre relevé.
Rédiger la planche tracée
Le modèle de la loge insère la date en l'an de Vraie Lumière, les présents et les excusés, le taux de présence par grade, les visiteurs avec leur loge, les planches présentées et le tronc. Le Secrétaire rédige le reste, la fait adopter et produit le PDF à la demande.
Les statistiques du secrétariat montrent les planches tracées adoptées, en rédaction ou manquantes, ainsi que le délai moyen d'envoi des convocations.
Le registre et la correspondance
Les fiches des frères, leurs grades, leurs dates d'admission et de départ forment le registre de la loge. Les invitations à rejoindre Sodalis partent par e-mail. Les demandes de visite de frères d'autres loges peuvent être adressées au Secrétaire, qui répond directement depuis sa messagerie.
Le récapitulatif par e-mail, les sondages de date et le classeur des documents de la loge complètent l'ensemble.